Color-Code Gmail Anda


Bila anda pengguna Gmail saya sangat menyarankan anda untuk menggunakan kombinasi fungsi "filter" dan "label." Filter membantu anda menentukan email mana yang masuk dalam kategori penting, bisa dihapus, dan lain-lain. Label Gmail membantu mengkategori-kategori email yang masuk (email pribadi, kerja, news update, notifikasi jejaring sosial, dll). Bila anda tidak terlalu familiar dengan kedua fitur di atas, masing-masing video di akhir artikel ini akan menjelaskannya.

Kombinasi dari kedua fungsi ini dapat membantu anda memberikan gambaran bobot kerja anda pada hari, minggu, bulan, tertentu. Secara umum yang anda perlu lakukan adalah: (1) membuat label dengan nama dan warna yang rapi, kemudian; (2) membuat filter berdasarkan label tersebut.

Membuat label dengan nama dan kode warna yang rapi. Buatlah nama kategori-kategori untuk email-email anda: pribadi, kerja, hiburan, sosial media, dll. Pastikan semua kategori yang serupa akan selalu saling berdekatan. Siasati supaya urutan kategori (label) sesuai dengan tingkat prioritasnya (Lihat Gambar 1).Gunakan juga fitur nested label (video juga saya sisipkan di bawah artikel ini). Saya sarankan anda memberikan warna yang sama untuk label yangserupa, dan warna yang berbeda untuk label yang berbeda. Silakan atur sendiri batasan serupa dan berbeda, sesuai dengan kebutuhan anda.

Silakan intip pengaturan Gmail saya di Gambar 1. Semua email personal saya 'oranyekan,' semua email kerja saya 'merahkan', dan seterusnya. Saya bahkan mengurutkan label-label tersebut berdasarkan kode angka, bukan alfabet. Dengan demikian saya bisa tentukan sendiri urutan prioritas masing-masing label.
(Gambar 2. Tampilan Label yang sudah diatur, bisa dilihat di sebelah kiri layar).
Membuat filter berdasarkan label yang sudah anda buat. Filter Gmail bisa dibuat berdasarkan alamat pengirim, subjek email, kata kunci dalam pesan, dll. Dalam hal ini saya menyarankan anda untuk fokus untuk menggunakan subjek email dan kata kunci sebagai kriteria filter.

Berikut adalah langkah pengaturannya:

  1. Tentukanlah suatu kata kunci. Kata kunci ini harus disepakati oleh pihak-pihak terkait. Misalnya, dengan mahasiswa, saya menggunakan nama matakuliah sebagai kata kunci.
  2. Awali semua subjek email dengan kata kunci tersebut. Pastikan pihak terkait juga melakukan hal yang sama.
  3. Sisipkan kata kunci di dalam isi email, diawali dengan tanda pagar (misal: #PU2, diketik di akhir email). Juga pastikan bahwa pihak terkait melalukan hal yang sama.
Kemudian, buatlah filter berdasarkan kata kunci:
  1. berdasarkan subjek: "Bila ada email dengan subject PU2, berikan label PU2".
  2. berdasarkan isi email ("Bila ada email yang di dalamnya terdapat kata #PU2, berikan label PU2").

Bagaimana pengaturan ini akan membantu anda?
Anda akan melihat pola warna dalam inbox anda dari ke hari. Ingat bahwa saya memerahkan email kerja, menghijaukan email hiburan, mengoranyekan email personal, membirukan email kerjaan tambahan, dan seterusnya.

Dalam waktu cukup pendek saya bisa menyadari bahwa email-email saya ternyata 'bermusim.' Pada masa ujian semester inbox saya dipenuhi email merah (mahasiswa mengumpulkan tugas dan ujian, mahasiswa konsultasi bimbingan skripsi/tesis, dll). Ini menyadarkan saya untuk tidak menempatkan urusan selain perkuliahan di periode tersebut. Pada masa liburan, email-email hijau yang sebelumnya tenggelam di antara email merah kembali bermunculan. Barulah saya bisa menikmati membacanya. Ini juga berarti saya bisa menjadwalkan pekerjaan-pekerjaan non perkuliahan di periode-periode ini. Ketika masa liburan hampir selesai, email-email merah biasanya bermunculan kembali (reminder untuk menyetujui formulir rencana kuliah, undangan-undangan rapat koordinasi persiapan perkuliahan, dll).

Bila color-coding anda merujuk pada projek, maka anda bisa melihat projek mana yang pada suatu periode yang sama bertabrakan. Secara sekilas, variasi warna dalam inbox anda per hari akan menggambarkan load kerja anda hari itu. Ini membantu anda untuk membuat siasat kerja pada hari tersebut.
Filter + Color-coding membantu anda melihat sekilas bobot kerja anda per hari. Hujan hijau di inbox saya ini berarti hari tersebut saya relatif santai  --color-code untuk pekerjaan/tugas adalah merah :-)

Selamat mencoba :-)

(Panduan membuat Gmail Label oleh Lynda.com)
(Panduan membuat Gmail Filter oleh BrightFlowTech) 

Home - About - Order - Testimonial
Copyright © 2010 tentang instagram All Rights Reserved.